Kako lahko direktor zakonito razpolaga z denarjem podjetja

Denar, ki pripada podjetju, so sredstva samostojnega subjekta v pravnem prometu, se pravi pravne osebe. To je lahko družba z omejeno odgovornostjo (d. o. o.), delniška družba (d. d.), zavod ali društvo. Poseben status ima samostojni podjetnik, ki je pravzaprav neke vrste hibrid med pravno in fizično osebo. Samostojni podjetnik lahko namreč s sredstvi, ki jih ima na računu kot s. p., povsem svobodno razpolaga, ne da bi mu bilo treba pojasnjevati, za kaj jih bo namenil, oziroma upravičevati njihovo porabo.

Kako je pri pravnih osebah

Precej drugače kot pri samostojnem podjetniku je pri pravnih osebah. Pri njih je treba poslovne finance strogo ločiti od osebnih, drugače povedano, denar, ki ga ima na svojem računu pravna oseba, se lahko porablja le za potrebe pravne osebe, ne pa tudi za osebne potrebe direktorja ali zaposlenih. To ne pomeni, da se sredstev na računu ne sme nakazovati tudi fizičnim osebam, je pa pri tem bistveno, da se poraba upraviči.

Za kaj se lahko porabljajo sredstva na poslovnem računu

Sredstva podjetja se najpogosteje porabljajo za plače zaposlenih. Povsem zakonito pa je tudi, da se namenijo za kritje potnih stroškov direktorja ali zaposlenih. Pri tem je pomembno poudariti, da se potni stroški lahko zakonito izplačajo le osebam, ki so v podjetju zaposlene na podlagi pogodbe o zaposlitvi v skladu z Zakonom o delovnih razmerjih (ZDR-1).

Zato potnih stroškov ni mogoče zakonito izplačevati tistim, ki s podjetjem sodelujejo na drugačni podlagi – denimo študentom prek študentske napotnice ali posameznikom, ki delajo na podlagi civilnopravnih pogodb (avtorska pogodba, podjemna pogodba ipd.).

Če si želi direktor zakonito izplačati potne stroške, morajo ti biti resnični in upravičeni. Samo izpolnjen in podpisan potni nalog namreč ne zadošča, potrebna so tudi dokazila, da je bila službena pot dejansko opravljena. Glede dokazov je uveljavljeno ekstenzivno pravilo – dopustni so vsi dokazi, ki so verodostojni. Denimo računi o plačani cestnini, hotelski računi, računi za reprezentanco, fotografije obiskane lokacije, izjave poslovnih partnerjev in podobno.

Pri materialnih stroških je ključna vzročna zveza med nakupom in potrebami podjetja

Prav tako se lahko sredstva s poslovnega računa zakonito porabijo za kritje materialnih stroškov podjetja. Pri teh je treba biti pozoren na to, da gre dejansko za stroške, ki so nastali podjetju. Če bo tako direktor kupoval računalnike, tiskalnike, mobilne telefone, papir, pisala, s tem ne bo težav.

Bolj občutljivi so recimo nakupi buteljk in bombonier (pri teh bo treba dokazati, da so bile namenjene službeni porabi, denimo za poslovna darila ali za pogostitve poslovnih partnerjev), še bolj pa oblačil, kozmetike in podobno.

Pri materialnih stroških mora obstajati vzročna zveza med nakupom in potrebami podjetja. Če bo direktor kupoval večje stvari (denimo hladilnik, omare, aparat za kavo), bo moral tudi poskrbeti, da bodo ti predmeti na poslovnem naslovu podjetja oziroma da bodo ob morebitnem pregledu inšpekcije dejansko na sedežu podjetja, direktor pa bo lahko obenem dokazal, da se tudi uporabljajo za potrebe podjetja.

Posojila direktorju, družbeniku ali zaposlenim

Sredstva s poslovnega računa se lahko porabijo tudi za posojila, bodisi direktorju bodisi družbenikom bodisi zaposlenim v podjetju. V tem primeru je priporočljivo skleniti posojilno pogodbo, pomembno pa je, da se posojilo tudi vrne. Posojilno pogodbo je mogoče sklepati tudi v obratni smeri – tudi direktor, družbenik ali zaposleni lahko sredstva posodi podjetju in tudi v tem primeru je treba posojilo vrniti.

Kaj pa dvigi denarja s poslovnega računa?

Dvigi denarja s poslovnega računa (denimo v banki, na bankomatu iz poslovne debetne ali kreditne kartice) so lahko povsem zakoniti, če direktor ta sredstva dejansko porabi za kritje stroškov podjetja. Tipičen primer takega zakonitega dviga je denimo dvig 300 evrov, s katerim nato direktor plača poslovno kosilo v restavraciji, v kateri ne prejemajo debetnih ali kreditnih kartic. Pomembno pa je, da vse te dvige natančno dokumentira, da lahko dokaže njihovo zakonitost za potrebe podjetja. Zato naj ne pozabi ob koncu poslovnega kosila od natakarja zahtevati, naj mu izda račun na podjetje.

Trenutno ni komentarjev za novico. Bodi prvi, ki bo komentiral ...

Pusti komentar