Kako uspešno organizirati hibridne sestanke

Iz kombinacije dela od doma in pritiska po vrnitvi v pisarne po koncu epidemije se je razvil hibridni sestanek. Nastal je zato, da bi se ljudje prek storitev Zoom ali Teams lahko srečali s sodelavci v konferenčni sobi na sedežu podjetja. Ne vodje ne udeleženci takšnih sestankov še ne razumejo. "Posamezniki, ki se udeležujejo srečanj na daljavo, se počutijo nekoliko odrinjene," navaja Steven Rogelberg, profesor organizacijskih ved na Univerzi Severne Karoline v Charlottu in avtor nove knjige Glad We Met: The Art and Science of 1:1.

Spominja se velikega nezaupanja do sestankov na daljavo pred pandemijo, potem pa so takšna srečanja postala stalnica. Trenutno imajo številni podobne pomisleke glede hibridnih sestankov. "Gre za to, da se vzpostavi sistem, v katerem vsi enakovredno sodelujejo," pojasnjuje Anita Woolley, profesorica organizacijskega vedenja na Univerzi Carnegie Mellon.

Zelo težko pa je najti pravo ravnotežje med osebnim in oddaljenim sodelovanjem, ker predpisi o vrnitvi v pisarno nekaterim delavcem omogočajo, da se sestankov na daljavo udeležujejo pogosteje kot drugi. Strokovnjake smo vprašali za nasvet, ki bi vodjem in zaposlenim pomagal pri prilagajanju na hibridno delo.

Bloomberg Businessweek Adria

 

Hibridni sestanki – da ali ne?

Če se odločate med sestanki na daljavo in hibridno obliko, strokovnjaki svetujejo, da so prvi boljša izbira – tudi če to pomeni, da se boste videoklicu pridružili iz pisarne. "Virtualni sestanki so po naravi bolj demokratični," pravi Rogelberg in omeni digitalne table, mehanizme glasovanja in odsotnost psihološkega učinka "vodje za mizo", zaradi katerega pripisujemo večji pomen ljudem, ki sedijo na čelu mize. Če so v pisarni le ljudje na višjih položajih, medtem ko navadni delavci garajo za mizo v jedilnici (ali obrnjeno), lahko to "okrepi negativno družbeno dinamiko", opisuje Woolley. Če pa je hibridni sestanek edina možnost, ne skrbite – poznamo metode, kako ga narediti učinkovitega. "Vodja mora poskrbeti tako za tiste, ki so fizično prisotni na srečanju, kot tudi za tiste, katerih slika se prikazuje na steni," razlaga Maureen Taylor, soustanoviteljica podjetja SNP, ki se ukvarja s komunikacijami.

Kaj ne sme manjkati na hibridnem sestanku?

Da bi zagotovili ustrezno sodelovanje udeležencev na daljavo, je dobro imeti moderatorja, ki zbira predloge udeležencev, odpravlja tehnične napake in glasno prebira sporočila. Če bodo hibridna srečanja pomemben del delovne dinamike, je treba vlagati v tehnologijo, kot so 360-stopinjske konferenčne kamere, kakovostni zvočniki in večsmerni mikrofoni, da se bodo udeleženci med seboj dobro videli in slišali.

Po študiji, objavljeni v reviji Basic and Applied Social Psychology, se je samostojno snovanje idej izkazalo za učinkovitejše od skupinskega viharjenja možganov, tako imenovanega brainstorminga, zato je dobro predvideti odmore, v katerih se lahko udeleženci osredotočijo na obravnavana vprašanja. Še en nasvet, kako ostati osredotočen: "Sem velik zagovornik tega, da je treba dnevni red organizirati kot niz vprašanj, na katera je treba odgovoriti, in ne kot teme, o kateri je treba razpravljati," pravi Rogelberg.

Bloomberg Businessweek Adria

 

Bi bilo treba konferenčno sobo preurediti?

Zastarele postavitve pisarn verjetno kvarijo feng shui vašega hibridnega sestanka. Sejne sobe morajo udeležencem srečanja omogočati, da vidijo in so videni, saj se tako počutijo vključene. Če želite manj nezasedenih sedežev in boljšo akustiko, izberite manjšo sejno sobo. Tradicionalno postavitev okrogle mize zamenjajte z obliko podkve, gledališča ali podobnih oblik, ki razširijo vidno polje virtualnih udeležencev. "Zelo hitro pozabimo na zaposlene, ki delajo na daljavo, če ne morejo sodelovati," razlaga Gleb Tsipursky, vodja svetovalnega podjetja o prihodnosti dela Disaster Avoidance Experts iz Columbusa v Ohiu. Z dobro postavljeno osvetlitvijo lahko poudarite tudi govorčeve odzive in govorico telesa, kar pripomore k lažjemu razumevanju in sodelovanju.

Kako pritegniti tiste, ki ne sodelujejo?

Večopravilnost med videokonferencami, ne da bi vas drugi pri tem ujeli, je postala olimpijski šport. Pogosto je težko ugotoviti, ali vam občinstvo sledi – čeprav vas lahko na to opozorijo njihove nemirne, begajoče oči in izklopljena kamera. Še težje pa je vedeti, kako pritegniti njihovo pozornost. Taylor ima pravilo, od katerega ne odstopa: kamera mora biti več čas vklopljena. "Če pridete na sestanek, jo vklopite, da se ve, da ste tam," dodaja. Taylor priporoča tehniko za povečanje angažiranosti udeležencev, ne da bi koga presenetili – zaposlenega nagovorite po imenu, navedite kontekst in nato postavite vprašanje.

Z udeleženci potrdite, ali se res morajo udeležiti sestanka, s tem pa lahko odpravite tudi zalezovalce in zagotovite, da ljudje, ki jim ni treba biti na srečanju, ne zapravljajo časa.

Kako odpraviti moteče dejavnike doma?

Lajanje psa, glasna gradbena dela, kričanje otroka – zdi se, da se to vedno zgodi, ko je zvok vklopljen. "Pomembno je, da se ne pustite spraviti v zadrego," pravi Taylor. Tehnične težave so sestavni del virtualnih sestankov. Z njimi se srečujemo vsi, zato je dobro poskrbeti za utišanje domače zvočne kulise – zaprite okna, otroke umaknite iz delovnega prostora. Najpomembnejše pa je, da ohranite mirno kri. Če izklopite funkcijo samoogleda in zameglite ozadje, se boste lažje osredotočili na dnevni red namesto na svoje neurejene lase ali nepospravljeno spalnico (ali oboje). Dobro je tudi, da mobilni telefon odložite zunaj dosega rok in izklopite obvestila. "Doživeli smo pravo krizo. A še vedno rastemo in pri tem postajamo vse boljši," sklene Taylor.

Trenutno ni komentarjev za novico. Bodi prvi, ki bo komentiral ...

Pusti komentar