Neuporabni sestanki: Koliko stanejo, zakaj obstajajo in kako se jim izogniti

Kolikor ste morda sanjali o tem, da bi lahko odprte pisarne pomenile konec sestankov, ste se motili. Ti še vedno ostajajo v inventarju vsakega podjetja, končala pa jih ni niti pandemija – le preselila jih je v virtualno sfero.

Kot del poslovne kulture so sestanki verjetno trajnejši od kravat. Kdor je bil vsaj enkrat na pisarniškem sestanku, se strinja, da obstajajo tako koristni kot nekoristni.

Na to temo je bilo storjenih veliko raziskav. Eno izmed njih sta izvedla družba Otter.ai in ameriški profesor Steven Rogelberg, pokazala pa je, da obstaja tudi zelo pomembna finančna plat zgodbe.

Otter.ai je podjetje, ki razvija programsko opremo za prepisovanje zvočnih posnetkov, kamor spadajo tudi posnetki sestankov. V začetku tega leta so lansirali digitalnega pomočnika, ki lahko s pomočjo umetne inteligence pregleduje zapisnike prejšnjih sestankov in odgovarja na vprašanja o njihovi vsebini.

Steven Rogelberg je psiholog in profesor organizacijskih znanosti na Univerzi Severne Karoline v Charlottu. Velja za vodilnega svetovnega strokovnjaka za sestanke, za svoje raziskave je prejel Humboldtovo nagrado in je avtor knjige The Surprising Science of Meetings (Presenetljiva znanost o sestankih).

Skupna raziskava profesorja in podjetja, imenovana 'Strošek nekoristnega sestanka' je pokazala, kako ameriška podjetja zapravijo kar 25 tisoč dolarjev na zaposlenega na leto za 'neuporabne' sestanke. Za srednja in velika podjetja se stroški dvignejo na milijone dolarjev.

Rogelberg in Otter.ai svoje sklepe utemeljujeta na podlagi raziskave približno 600 zaposlenih z vseh organizacijskih ravni in poklicev iz več kot 20 gospodarskih sektorjev. Raziskava je ponudila vpogled v korporativno politiko in razkrila, da visoki kadri približno tretjino svojega delovnega časa preživijo na sestankih. Trdijo, da bi z veseljem zavrnili 31 odstotkov vabil na sestanke, dejansko pa jih zavrnejo le 14 odstotkov, "verjetno zaradi organizacijskih normativov".

Natančneje, anketiranci so imeli povprečno 17,7 različnih sestankov na teden, za katere so porabili 18 delovnih ur. Pričakovano so jih imeli nekoliko manj tisti z nižjih organizacijskih ravni, vodje, ki so nadzorovali vsaj štiri podrejene, pa so imeli kar 21,3 sestanka na teden in za to v povprečju porabili 22,2 delovne ure.

Od omenjenih 17,7 sestankov so anketiranci odgovorili, da jih je le 11,8 pomembnih, v povprečju pa bi lahko izpustili 5,3 sestankov. Število sestankov, ki bi jih lahko izpustili z vodjo, se povzpne na 6,5 ​​oziroma skupaj 7,5 delovnih ur.

V anketi je kar 46 odstotkov vprašanih odgovorilo, da se strinja s trditvijo, da imajo "preveč nepotrebnih sestankov na koledarju", 31 odstotkov anektiranih pa je trdilo nasprotno. Ob tem je 53 odstotkov vprašanih potrdilo, da menijo, da morajo biti na sestankih, na katere so povabljeni, tudi če niso nujno potrebni.

Neuporabnost sestankov podpira tudi raziskava podjetja Atlassian. Ameriško-avstralska korporacija razvija produkte, ki jih razvijalci programske opreme in vodje projektov uporabljajo pri svojem delu, pet tisoč anketiranih pa je v njihovi anketi povedalo, da so sestanki v 72 odstotkih primerov neučinkoviti. Vsaj dve tretjini anketiranih v tej raziskavi je odgovorilo, da sestanki ne dosegajo ciljev povezovanja s sodelavci, izmenjave novih idej, skupnega odločanja in postavljanja jasnih ciljev.

Po podatkih Otter.ai in anketirancev profesorja Rogelberga bi lahko izpustili približno 30 odstotkov sestankov, če bi bili na tekočem z zaključki, torej s tem, o čemer se je razpravljalo. Srečanja, za katera najpogosteje mislijo, da bi jih lahko izpustili, so sestanki, ki jih vodijo vodje drugih oddelkov. Anketiranci menijo, da bi lahko preskočili 41 odstotkov takih sestankov, če bi bili na tekočem z odločitvami.

Depositphotos

 

Virtualna sfera

Prav tako bi se lahko izognili približno tretjini sestankov, ki jih vodijo njihovi sodelavci ali njihovi podrejeni, ugotavlja raziskava, pa tudi četrtini sestankov, ki jih vodi njihov šef ali šef njihovega šefa. Srečanja s strankami petina zaposlenih ocenjuje kot nepotrebne.

Pandemija je dobršen del srečanj pregnala v virtualno sfero, kar pa je samo še dodatno pokazalo, kako naporni so lahko sestanki. Za začetek je raziskava znanstvenikov z univerze Yale in University College London pokazala, da gledanje obraza nekoga na računalniškem zaslonu povzroči manjšo možgansko aktivnost in čustveno reakcijo kot osebno srečanje.

Sedemdeset odstotkov anketirancev Rogelbergove raziskave je dejalo, da so "spremljali" virtualni sestanek, medtem ko so počeli nekaj drugega, malo manj kot polovica pa jih je "spremljala" sestanek z izklopljenim zvokom ali sliko. Na vprašanje, zakaj so izključili zvok oziroma sliko, so odgovorili, da so to storili zato, da bi lahko hkrati počeli še kaj drugega.

Korporativna kultura je visoka stopnica na poti do manjšega števila sestankov. Nekaj ​​manj kot polovica anketiranih je povedala, da vabila na srečanje ne zavračajo, ker ne želijo užaliti tistega, ki organizira srečanje. 45 odstotkov jih je še povedalo, da ne marajo zavračati sestankov, ker bi njihovi sodelavci mislili, da niso zavzeti za delo, 39 odstotkov pa jih pravi, da ne zavračajo vabil na sestanke, ker bi to motilo njihove sodelavce.

Pogoji zavrnitve

Anketirance so še vprašali, ali so se z nadrejenimi že kdaj pogovarjali o pogojih, pod katerimi lahko zavrnejo vabilo na sestanek. Štirje najpogostejši razlogi za zavrnitev so bili, če jim je vodja rekel, naj se sami odločijo, kateri sestanki so zanje pomembni in na katerih bi bila pomembna njihova prisotnost.

Neuporabni sestanki imajo svojo ceno. Za začetek 86 odstotkov anketirancev Rogelbergove raziskave trdi, da delajo učinkoviteje, če jih dlje časa ne prekinjajo. Le pet odstotkov jih trdi nasprotno. 84 odstotkov jih je tudi odgovorilo, da bi se njihova produktivnost povečala, če bi lahko preskočili nepotrebne sestanke, 70 odstotkov pa jih je prepričanih, da bi to povečalo tudi njihovo zadovoljstvo na delovnem mestu. Dve tretjini anketirancev je tudi odgovorilo, da bi se bolj držali dela, če bi lahko izpuščali nepotrebne sestanke.

Tudi Rogelberg in Otter.ai sta neuporabne sestanke spremenila v trdno valuto. Povprečna plača anketiranih je znašala 185 tisoč dolarjev na leto, na podlagi odgovorov o porabljenem delovnem času na sestankih pa ocenjujejo, da povprečno podjetje vloži v sestanke nekaj več kot 80 tisoč dolarjev na zaposlenega. Če v izračun vključimo čas, porabljen na nepotrebnih sestankih, pridemo do 25 tisoč dolarjev zapravljenega denarja na zaposlenega.

V podjetju s pet tisoč zaposlenimi ta številka po raziskavi doseže približno sto milijonov dolarjev. Seveda govorimo o storitvenih podjetjih, kjer so povprečne plače v primerjavi s preostalim gospodarstvom precej višje.

Strategije za izboljšanje

Raziskava ponuja več rešitev, ki bi zaposlenim omogočile manjše število sestankov. Prva strategija je sprememba organizacijske kulture, tako da je zavračanje povabil na sestanke bolj sprejemljivo. To bi bilo najbolje uresničiti s tremi orodji: spodbujati odprto komunikacijo med vodji in njihovimi podrejenimi, oblikovati formalne smernice oziroma dovoljenja za zavračanje povabil na sestanke in spodbujati vodje, da dajejo zgled – zmanjšajo pričakovanja glede udeležbe zaposlenih na sestankih.

Druga strategija bi bila delitev visokokakovostnih zapisnikov sestankov v običajnem časovnem okviru. Z drugimi besedami, del vprašanih trdi, da bi vabila na sestanke lažje zavrnili, če bi bili prepričani, da bodo pravočasno prejeli kakovosten povzetek.

Tretja rešitev bi bila, da bi zaposlene povabili le na tisti del sestanka, ki je zanje pomemben. Približno 88 odstotkov anketiranih je povedalo, da so bili vsaj enkrat povabljeni na del sestanka, ki je bil zanje pomemben, kar 70 odstotkov pa jih trdi, da je bila takšna praksa zanje učinkovita, zelo učinkovita ali izjemno učinkovita.

Ne glede na to, katera strategija se uporabi, ni dvoma, da bi lahko vsako podjetje prihranilo denar, če bi si vzelo čas za razvoj strategije vodenja sestanka in določilo, kdo naj se ga udeleži in kdo ne. A to bi verjetno zahtevalo nov sestanek. Ali tri.

Trenutno ni komentarjev za novico. Bodi prvi, ki bo komentiral ...

Pusti komentar