Seznam: Evidence delovnega časa – kaj bodo morali spremljati delodajalci?

Čez nekaj več kot mesec dni (20. novembra) bo v veljavi novela zakona o evidencah na področju dela in socialne varnosti. Ta prinaša več novosti, predvsem pa nove obveznosti – za delodajalce. Ena ključnih je obvezno spremljanje več podatkov.

Vodenje evidenc kot dnevno obveznost delodajalcev poznamo že od leta 2006, a je novela prinesla podrobnejšo ureditev. "Ne bo več primerno, da bodo delodajalci samo napisali v evidenco, da je zaposleni delal osem ur, ampak bo treba zabeležiti prihod in odhod, do minute natančno," je pred časom za Bloomberg Adria pojasnila pravna in davčna svetovalka v Unija Consulting Tadeja Jerič.

Ne le za zaposlene, ampak tudi honorarne sodelavce

Novela zakona širi definicijo, za koga bo moral delodajalec voditi evidence s področja dela. Besedi delavec so v zakonu dodali navedbo, da se členi zakona nanašajo tudi na "osebe, ki opravljajo delo".

Evidenco o izrabi delovnega časa mora delodajalec voditi tudi za direktorja, in sicer ne glede na to, ali je zaposlen po individualni pogodbi oziroma si lahko delovni čas razporeja samostojno.

Kaj bo treba spremljati?

Zakon po novem določa, da delodajalec dnevno vodi evidenco o izrabi delovnega časa za posameznega delavca in vanjo med drugim vnaša podatke o številu opravljenih ur, tudi med nadurnim delom. Prav tako mora vnesti čas prihoda na delo in odhoda delavca z dela.

Spremljati mora tudi odmor med delovnim časom ter opravljene ure v drugih posebnih pogojih dela, ki izhajajo iz razporeditve delovnega časa (zlasti opravljene ure nočnega, nedeljskega, izmenskega, prazničnega dela, dela v deljenem delovnem času in druge oblike razporeditve delovnega časa, določene z zakonom ali kolektivno pogodbo).

Na kakšen način bodo delodajalci morali voditi evidenco?

Zakon ne določa načina, kako mora delodajalec voditi evidenco delovnega časa. Če ne uporablja elektronskega sistema za evidentiranje delovnega časa, ga tudi po novem ne bo potreboval. Evidence bo mogoče voditi ročno tudi v prihodnje. Elektronske evidence bodo obvezne le ta tiste delodajalce, ki bodo huje kršili določbe zakona o delovnih razmerjih.

Vsak mesec bo moral delodajalec po novem zaposlenega pisno obvestiti o podatkih iz evidence o izrabi delovnega časa za pretekli mesec, in sicer do konca plačilnega dne. Za izpolnitev obveznosti podaje pisnega obvestila se šteje tudi neposreden elektronski dostop delavca do evidence o izrabi delovnega časa, ki ga zagotavlja delodajalec.

Zaposleni bo lahko od delodajalca lahko enkrat na teden zahteval, da ga pisno seznani s podatki iz evidence o izrabi delovnega časa. Delavec lahko kadar koli vpogleda v svoje osebne podatke, ki jih vodi delodajalec (personalna mapa, evidence) in jih lahko slika, prekopira in podobno.

Zakon po novem izrecno zahteva, da mora delodajalec evidence o izrabi delovnega časa hraniti na svojem sedežu ali na kraju opravljanja dela delavca. Evidence o izrabi delovnega časa mora hraniti kot listino trajne vrednosti, kar pomeni, da uničenje ni dovoljeno.

Zakon prvič prinaša tudi globe za kršitve pri vodenju teh evidenc. Z globo od 1.500 do 20 tisoč evrov bo lahko kaznovan delodajalec, ki ne bo vodil ustreznih evidenc.

Več vprašanj, bolj natančne opredelitve ne bo

Minister za delo Luka Mesec poleti v intervjuju za Bloomberg Adria dejal, da se bo uporaba zakona s pripravi pravilnika nekoliko poenostavila: "Naslednji korak je pravilnik. Tako skozi pripravo pravilnika, pa tudi sprememb zakona o delovnih razmerjih, bo te zadeve mogoče poenostaviti. Ne izključujem niti tega, da bomo v roku enega leta zakon odprli."

Bloomberg Adria

 

A zdaj je jasno, da prilagoditev in pravilnika ne bo. V tem trenutku dodatno urejanje področja, ki ga ureja zakon o evidencah na področju dela, po navedbah ministrstva za delo ni predvideno, saj meni, da to ni potrebno. "Ocenjujemo, da zadostujejo ureditve, kot jih zajema sama zakonska materija," so na ministrstvu pojasnili za Bloomberg Adria.

Ministrstvo je sicer prejeliovečje število vlog, ki se nanašajo na vprašanja glede evidentiranja izrabe delovnega časa, a ugotavljajo, da se veliko vprašanj nanaša na že veljavno ureditev delovnega časa, odmorov in počitkov, kot to izhaja iz zakona o delovnih razmerjih, in ne neposredno na spremembe.

Menijo, da je veliko izpostavljenih dilem del pretekle ureditve in da so vprašanja predvsem posledica tega, da se o teh vsebinah v tem trenutku bolj poglobljeno razpravlja.