Na kaj biti pozoren pri izdelavi in plačilu potnih nalogov?

Potni nalogi so precej pogost dokument podjetij, s katerimi delodajalec zaposlenemu odredi, da zanj opravi določeno službeno pot. Poleg tega se potni nalogi uvrščajo tudi med upravičene stroške podjetja, s katerimi si lahko podjetja znižajo davčno osnovo.

Pojavljajo se v različnih dejavnostih, še posebej veliko jih je v podjetjih, ki se ukvarjajo z mednarodnimi posli, sploh z mednarodno trgovino. Nič redkejši niso v dejavnostih industrije, poslovnega svetovanja, IT-poslovanja, turizma, pravnega svetovanja, kulture. Skratka povsod, kjer se izkaže potreba, da direktor ali zaposleni za potrebe podjetja odpotuje v določen kraj.  

Potni nalog mora biti obvezno povezan s potrebami podjetja

Izrecno izpostavljamo termin "za potrebe podjetja". Da bo potni nalog pripoznan kot potni strošek, ki zmanjšuje davčno osnovo podjetja, je nujno, da zaposleni pot po potnem nalogu opravi za korist podjetja in ne za svojo zasebno korist.

"Bianko" pisanje potnih nalogov, v smislu, da se direktor ali zaposleni odpelje na "službeno pot" kot turist na Dunaj ali v Moravske Toplice, ni priporočljivo, saj takih nalogov davčni organ ob morebitnem inšpekcijskem pregledu ne bo upošteval.

Podjetje mora torej pri pisanju potnih nalogov obvezno upoštevati dejstvo, da je pot opravljena v interesu podjetja kot pravne osebe oziroma samostojnega podjetnika. Zato mora ob morebitnem inšpekcijskem pregledu dokazati, da je res šlo za službeno pot.

Kot dokaz lahko služijo korespondenca s poslovnim partnerjem v tujini, fotografija srečanja s poslovnim partnerjem, podpisana pogodba o poslovnem sodelovanju, pa tudi uradno vabilo poslovnega partnerja na sestanek, najbolje v obliki elektronskega sporočila, ki naj ga podjetje shrani.       

Na službeno pot le zaposleni

Zavedati se je treba tudi, da podjetje (delodajalec) na službeno pot ne more poslati kogarkoli. Potni strošek se namreč ne bo priznal, če bo podjetje na službeno pot napotilo nekoga, ki je zgolj v civilnopravnem razmerju s podjetjem (denimo imajo z njim sklenjeno avtorsko pogodbo, podjemno pogodbo ali pogodbo o poslovnem sodelovanju).

Da se bo lahko potni nalog upošteval kot upravičen strošek podjetja, je nujno, da je oseba, ki se jo napoti na službeno pot, v rednem delovnem razmerju pri delodajalcu, pri tem pa ni pomembno, ali gre za pogodbo za določen ali nedoločen čas, niti ne to, ali je oseba polno zaposlena pri delodajalcu ali pa je zaposlena zgolj za polovični delovni čas ali denimo 20 odstotkov. Ključno je, da ima status zaposlenega delavca v skladu z Zakonom o delovnih razmerjih (ZDR-1).

Kakšen je idealno sestavljen potni nalog?

Poleg tega, da potni nalog ne sme vzbujati dvomov glede verodostojnosti, je pomembno,  da delodajalec pravilno izpolni ključne elemente potnega naloga. To pa so predvsem

• poln naziv osebe, ki se ji odreja službena pot

• čim bolj natančen naziv napotene destinacije (denimo obisk turističnega sejma v Stuttgartu, ulica, datum)

• namen obiska - denimo sklepanje poslov z nemškim poslovnim partnerjem, tudi njegovo imenovanje

• natančno izračunana kilometrina za pot Ljubljana-Stuttgart-Ljubljana (kilometrina se upošteva po formuli razdalje v kilometrih Ljubljana: Stuttgart-Ljubljana  x 0,43 evra)

• obračunana mora biti tudi dnevnica za pot v Nemčijo

• in priloženi dokumenti, ki dokazujejo ostale stroške na poti - denimo za bivanje, za cestnino, za parkiranje, za reprezentanco - denimo račun iz restavracije.

 

Potni nalog morata podpisati tako odgovorna oseba pri delodajalcu (običajno direktor), kot tudi oseba, ki se odpravlja na pot. Ta mora s podpisom potrditi tudi vse zneske, ki jih je prejel na osnovi potnega naloga. Naj dodamo, da je možno določene zneske (predujme) zaposlenemu plačati še preden se odpravi na službeno pot.

Uroš Božin

 

Uporaba službenega vozila

Pogosta praksa je, da se zaposleni na službeno pot odpravi z lastnim vozilom. V nekaterih primerih je možen tudi pogodbeni dogovor, da se bo zaposleni na pot odpravil s službenim vozilom. V teh primerih je treba biti pozoren na določene podrobnosti. Predvsem morata delodajalec in zaposleni glede uporabe službenega vozila doseči pisni sporazum. Ta mora med drugim določiti namen uporabe, omejitve (denimo prepoved uporabe službenega vozila v tujini, vožnje tretjih oseb), odgovornosti v primeru škode, prometnih prekrškov ali nesreč, kot tudi obveznosti glede goriva, čiščenja, rednega vzdrževanja in podobno.

Pomembno je vedeti tudi, da čeprav je vozilo last podjetja, odgovornost za prekrške, kazni in škodo nosi voznik – torej zaposleni. To mora biti tudi jasno zapisano v pogodbi. Brez tega se lahko namreč odgovornost prevali na podjetje. Priporočljivo je, da delodajalec glede teh razmerij sprejme ustrezen notranji akt - pravilnik, ki naj bo transparentno na voljo vsem zaposlenim. Ob odsotnosti posebnega pravilnika namreč delodajalec nima pravne osnove, da bi zaposlenemu obračunal škodo ali zahteval vračilo globe.

Trenutno ni komentarjev za novico. Bodi prvi, ki bo komentiral ...

Pusti komentar