Nov trend: Kako naj si zaposleni delijo delovne mize

Delo od doma nekaj dni na teden ima lahko svojo ceno – da pisarniški prostor lahko uporabljajo tudi drugi. "Cena večje prilagodljivosti je, da nimate več delovnega prostora, ki bi bil le vaš," pravi Nick South, partner v podjetju Boston Consulting Group.

Po epidemiji covida 19 so se pisarniški prostori precej zmanjšali in prišel je čas za prosto izbiro delovne mize (hot desking). Koncept se je začel širiti počasi. Sprva je bil predviden predvsem za obiskovalce, honorarne sodelavce in zaposlene za krajši delovni čas, v hitro razvijajočih se tehnoloških podjetjih in startupih pa se je včasih razmahnil tudi širše. Zdaj celotne poslovne stavbe prehajajo na prosto izbiro delovnih prostorov.

A pisarniški delavci niso preveč navdušeni. "Ljudje želijo sedeti na znanem mestu, obkroženi z ljudmi, s katerimi delajo in imajo dobre odnose," razlaga Christine Armstrong, raziskovalka pisarniške kulture pri podjetju Armstrong & Partners iz Winchestra v Angliji. "Vsaka dobronamerna tehnološka rešitev, namenjena združevanju prostorov in mešanju ljudi, je obsojena na to, da se je bodo izogibali prav tisti delavci, za katere upate, da jo bodo uporabljali."

Pripravili smo sedem rešitev, ki bodo vaše zaposlene navdušile nad prosto izbiro delovnih miz.

Bloomberg Businessweek Adria

 

Pridobite povratne informacije

Za začetek vprašajte zaposlene, kaj pričakujejo od souporabe delovne mize, in redno preverjajte, kaj deluje in kaj ne. Razmislite o zahtevnih in manj zahtevnih predlogih za izvedbo – od premestitve ventilatorja v drugo nadstropje do prenove celotnega sistema rezervacij.

"Zaposleni imajo tako občutek, da skupaj s podjetjem soustvarjajo vzdušje v pisarni, ne pa da jim to vsiljuje vodstvo in bo vplivalo na njihovo dobro počutje," pojasnjuje Suzanne Marshall, vodja oddelka za klinično upravljanje v londonskem podjetju, specializiranem za svetovanje o dobrem počutju zaposlenih GoodShape.

Postavite pravila za prosto izbiro delovnih prostorov

Pravila so zakon. "Postavite zelo jasna pravila in smernice o rezervaciji delovnega prostora, uporabi delovnih pripomočkov, čiščenju," svetuje South. Nato razmislite o bontonu. Ali je sprejemljivo rezervirati dve delovni mizi? Ali lahko zaposleni zasedejo rezervirano sobo, če je ta prazna? "Okrepiti morate kulturo bontona v zvezi z rezervacijami, prilagodljivostjo in zavedanjem, da se morajo vsi vesti v skladu s pravili."

Ustvarite soseske

Če pomešate ljudi, ki običajno ne bi sedeli skupaj, se pojavijo inovacije. A skrivnost uspeha je v tem, da potrebujejo skupni cilj. Sicer se lahko počutijo izolirani, če sedijo 15 vrst stran od znanega obraza. "Ali marketing res zanima mnenje pravne službe? Verjetno ne, vendar mora oddelek za trženje razmišljati o prodajni ekipi," pa opisuje Janet Ahn, vodja vedenjske znanosti pri svetovalnem podjetju MindGym iz Atlante. "Naj ima prosta izbira delovnih prostorov skupni cilj."

Bloomberg Businessweek Adria

 

Ustvarite pravilen sistem rezervacij

Vedno se bo našel kdo, ki si bo za šest mesecev rezerviral delovno mizo v kotu in je potem ne bo uporabil. Da bi se temu izognili, v aplikaciji za rezervacije ustvarite možnost sprostitve mesta, če se oseba, ki ga je rezervirala, ni prijavila. Po drugi strani pa lahko nastane kaos, če delavcem dovolite, da rezervirajo mizo le nekaj ur prej. "Ljudje delujemo kot plemenska skupnost, prostor ima pomembno vlogo," pojasnjuje Armstrong in predlaga sistem, ki omogoča tedenske rezervacije. "Ljudem dajte dovolj predvidljive vzorce, nato pa ekipe prestavite v prostore in naj delajo skupaj."

Ponovno razmislite o pisarniških prostorih

Delovne mize niso edina dragocenost. "Potrebujete mirne prostore za osredotočeno delo, prostore za skupinsko delo, sejne sobe, prostore za sprostitev, prostore za klice prek Zooma," našteva South. Nekatera podjetja zaposlujejo delavce, odgovorne za organizacijo dela v novih prostorih, ki drugim zaposlenim odgovarjajo na vprašanja. Na primer: kje je tiskalnik in kako pošljem faks? Že majhne prilagoditve lahko pomenijo veliko spremembo. "Prostori naj bodo barviti, okrasite jih z nekaj lepimi lončnicami in slikami," svetuje Marshall.

Bloomberg Businessweek Adria

 

Kupite boljše delovne mize

Če ste si doma uredili pisarno s tremi zasloni, počivalnikom za branje in veliko delovno mizo z družinskimi fotografijami, se vam bosta odhod v pisarno in sedenje za mizo in stolom, ki ne ustrezata nikomur, zdela slabša izbira. "Kupite popolnoma nastavljivo opremo in poskrbite, da jo bodo vsi znali uporabljati," pravi Marshall.

Razmislite o delovnih mizah, nastavljivih po višini, stolih z ledveno oporo in prilagodljivih zaslonih z možnostjo uravnavanja svetlosti. Če ste ambiciozni in imate veliko denarja, si oglejte Googlove delovne mize za souporabo – te samodejno prilagodijo višino, temperaturo in nagib zaslona glede na shranjene nastavitve, ko se uporabnik prijavi v sistem.

Ne izključite izjem

Razmislite o tem, da bi zaposlenim v kadrovski službi ali vodjem, katerih delo je sestavljeno predvsem iz pogovorov v živo, zagotovili osebni prostor. Tudi če imate prilagodljive pisarniške stole in učinkovit sistem rezervacij, prosta izbira delovnih prostorov za delo za nekatere preprosto ni primerna. "Delam kot medicinska sestra na oddelku za medicino dela in res bi mi bilo zelo neprijetno v prostorih, namenjenih souporabi," sklene Marshall.

 

Trenutno ni komentarjev za novico. Bodi prvi, ki bo komentiral ...

Pusti komentar